background Layer 1 background Layer 1

G Suite – cesta k finančnímu ozdravení společnosti HLDS

KDO JE HLDS?

Hradecká lesní a dřevařská společnost se od roku 1994 zabývá velkoobchodem se dřevem. Vyhledává na trhu dřevo, nakupuje ho od státu i soukromých majitelů a následně ho prodává. Původně firma měla více než osmdesát zaměstnanců a obrat pět miliard korun ročně. Po skončení státní zakázky pro Lesy České republiky však došlo ke skokovému snížení stavu na třicet zaměstnanců a k potřebě celkové restrukturalizace a hledání úspor napříč firmou.

Hlavní část zaměstnanců se zabývá prodejem a fakturací. Přibližně polovina zaměstnanců je umístěna na centrále, zbytek představují obchodníci, kteří celou pracovní dobu tráví v terénu po celé České republice.

Před zavedením G Suite využívala společnost Microsoft Exchange, přičemž správa a umístění řešení byly outsourcovány, firemní IT oddělení čítá pouze dva zaměstnance.

DŮVODY PRO ZMĚNU

Hlavním důvodem migrace byla snaha o maximální možnou úsporu nákladů, která zároveň musela být realizována co nejrychleji. Díky přechodu na G Suite se snížily náklady na 320 000 korun ročně, což dříve představovalo platbu za jediný měsíc.

Vedle vysokých nákladů byl ale také zásadním důvodem nespokojenost se stávajícím řešením, jeho strnulost a pomalý vývoj. Změny přicházely nikoliv průběžně, ale pouze v rámci nových verzí a na očekávaná vylepšení bylo třeba dlouho čekat.

“Naše firma se dostala do fáze, kdy buď ušetří, nebo nepřežije. Rozhodli jsme se udělat to první. Byla tu možnost hledat open-source produkty nebo levnější alternativy stávajícího řešení, ale poměrně rychle jsme si vybrali G Suite. Je to dobře zavedený a velice progresivní systém s ověřitelnou kvalitou, který už řadu let nabízí možnosti, které jiné systémy teprve slibují. Byli jsme ochotni vzdát se ve jménu úspor i části funkčnosti, ta se ale naopak přechodem ke G Suite zvýšila.” Michal Půža, vedoucí IT oddělení

Rozhodovací procesy v rámci HLDS jsou jednoduché a přímé. Fáze vyhledávání řešení trvala přibližně měsíc. Díky výši finanční úspory padlo rozhodnutí o nasazení takřka okamžitě.

Zabezpečení G Suite považuje HLDS za spolehlivé. Společnost postupuje v souladu s certifikátem bezpečnosti informací ISMS a řešení G Suite tyto podmínky dostatečně splňují. Dvoustupňová autentifikace zatím není vynucena, v budoucnu je nicméně pravděpodobná její aktivace pro některé uživatele.

Kompletní implementaci zajišťovala společnost Netmail, lokální partner Google certifikovaný jako Google Cloud Premier Partner. Netmail uskutečnil několik stovek implementací a poskytuje podporu desítkám tisíc uživatelů.

“Po technologické stránce proběhlo vše naprosto v pořádku. Je příjemné moci se spolehnout na řešení, o které se nepřetržitě starají profesionální týmy po celém světě. Nemusíme se starat o to, aby nespadl server a máme prostor uvažovat nad naší vlastní koncepcí a vizí, nad tím, jak tuto moderní technologii co nejlépe využít. Práce v rámci IT se tak stává smysluplnější.” Michal Půža, vedoucí IT oddělení

ZVOLENÉ ŘEŠENÍ

Společnost současně s migrací na G Suite urychluje přechod na chytré telefony a využívá zejména hluboké integrace řešení s operačním systémem Android. Dostupnost dokumentů a dalších dat na cestách se ukazuje jako klíčový benefit především pro tým externích obchodníků.

Část zaměstnanců pro komunikaci používá Hangouts a v současnosti vzniká širší koncepce využití těchto nástrojů. V plánu je zavést ve firmě on-line konference Hangouts a zrušit tak pravidelnou celofiremní poradu jednou měsíčně, na kterou se obchodníci sjíždějí z různých koutů republiky. To umožní dále snížit cestovní náklady v řádu desítek tisíc korun a současně zvýšit frekvenci schůzek a tím i efektivitu řízení obchodu.

Celkový věkový průměr zaměstnanců je spíše vyšší a s výjimkou některých oddělení je jejich zkušenost s moderními technologiemi relativně nízká. Zpočátku panovaly obavy z přijetí G Suite, které se ale nepotvrdily. Odezva byla velice pozitivní díky praktickým přínosům a celkové srozumitelnosti a intuitivnosti řešení. Někteří zaměstnanci používali soukromý Gmail a koncept práce bez e-mailového klienta pro ně tedy nebyl nový. Osvědčilo se úvodní proškolení zaměstnanců a vytvoření skupiny Google Guides, kteří již v době migrace byli proškoleni a pomáhlali ostatním s přechodem.

VÝSLEDKY A ZHODNOCENÍ

V praxi zaměstnanci uvítali především mnohonásobné zvětšení kapacity schránky na 30 GB a zbavení se nutnosti jejího pravidelného promazávání. Kladně je hodnocena i pružnost a otevřenost celého systému, zejména ve srovnání s nástroji Exchange a Outlook. Pokročilejší uživatelé oceňují a aktivně využívají možnosti sdílených dokumentů pro práci z domova.

Využívány jsou také Kalendáře pro rezervaci firemních zdrojů. Disk a Dokumenty slouží pro sdílení aktuálních dat o vývoji trhu mezi odděleními i s obchodníky v terénu, a také jako prostor v cloudu určený pro zálohování důležitých dokumentů, jejichž dostupnost dosud závisela na konkrétním počítači.

Svůj vnitřní informační systém společnost provozuje s pomocí nástroje Sharepoint, k němuž má však obdobné výhrady jako k nástrojům Exchange a Outlook. Postupně je tak zaváděna služba Weby Google, která má Sharepoint v této roli v průběhu času nahradit.

Z pohledu administrace účtů je oceňováno jednotné, ucelené a srozumitelné rozhraní, které na správce neklade přehnané nároky.

“Báli jsme se, že uživatelé změnu v konceptu oproti Outlooku nepřijmou, ale oni ji nyní sami považují za hlavní výhodu. Byli jsme příjemně překvapeni, že G Suite od počátku považují za mnohem lepší a chytřejší řešení.” Michal Půža, vedoucí IT oddělení