G Suite v H1 uvolnily kapacitu pro klientský servis a nastartovaly cestu do cloudu

KDO JE H1

Největší česká společnost specializovaná na internetový marketing, na trhu je více než sedm let. Zákazníci pocházejí z řad středních firem i nadnárodních korporací. Aktivity H1.cz zahrnují PPC kampaně, tvorbu webů a jejich optimalizaci (SEO), marketing na sociálních sítích, copywriting, internetové obchodní strategie, informační architekturu. H1 má přibližně 150 zaměstnanců a kromě České republiky je aktivní také na Slovensku pod značkou H1 Slovakia.

DŮVODY PRO ZMĚNU

Společnost si v minulých letech dvakrát prošla skokovým růstem v návaznosti na zahraniční investice a následné akvizice. H1.cz začínalo jako malá firma spoléhající na open source řešení: poštovní server Postfix, webové rozhraní Squirellmail a kalendář. S dalším rozvojem firmy ale vyvstala potřeba groupware řešení.

“Měli jsme něco, co bylo poměrně jednoduché a ne moc drahé, ale pro nás už to bylo nedostačující a vyžadovalo to hodně pozornosti. Správa nebyla složitá, ale řešení běželo na našem hardware. Když se něco stalo s funkčností sítě nebo třeba se zálohami, bylo vždy třeba vlastními silami hledat řešení. Spolehlivost byla poplatná spolehlivosti HW a OS a nikomu se nechtělo pouštět do nejistých updatů a vylepšení.” Martin Zdražil, vedoucí IT

Zaměstnanci volili pracovní nástroje podle vlastních preferencí, což neůměrně zvyšovalo nejen nároky na uživatelskou podporu, ale také bránilo hlubšímu propojení uživatelů v rámci sítě. Vyšší nároky na údržbu také nadměrně zatěžovaly tým zajišťující IT podporu. Vzhledem k tomu, že firma poskytuje hostingové služby, musí být IT tým dvacet čtyři hodin denně k dispozici klientům a má jiné priority, něž podporu uživatelů v rámci firmy.

ZVOLENÉ ŘEŠENÍ

Prvním krokem bylo rozhodnutí managementu, že společnost potřebuje začít sdílet kalendáře, akceptovat pozvánky a lépe využívat moderní technologie. Zároveň však již nebylo žádoucí spravovat systém na vlastním hardware a vzešel tak požadavek na cloudové řešení. Od prvotní myšlenky k podpisu smlouvy uplynulo přibližně šest měsíců.

G Suite byly vybrány na základně srovnání produktů splňujících zadané parametry. Hlavním důvodem pro G Suite se nakonec stala nižší cena a intuitivnost prostředí z hlediska uživatelů.

Před nasazením G Suite byly testovány především možnosti správy uživatelů, nastavování práv a další faktory důležité z pohledu IT oddělení. Tato fáze zabrala asi měsíc. Samotná migrace zahrnovala převod e-mailů z IMAP úložiště s pomocí nástrojů společnosti Google a v jejím průběhu nebyly zaznamenány žádné komplikace. S ohledem na intuitivnost prostředí G Suite si přechod kromě představení jednotlivých funkcí nevyžádal žádná podrobnější školení řadových uživatelů.

H1.cz využilo pro přechod na G Suite společnost Netmail, která zajišťuje kompletní servis při nasazování G Suite a je certifikována na Google Cloud Premier Partner. Mimo G Suite licencí poskytl Netmail společnosti H1.cz podporu a vyškolení administrátora.

Z G Suite využívá společnost H1.cz Kalendář, Dokumenty, Hangouts a Weby Google.

VÝSLEDKY A ZHODNOCENÍ

Největším přínosem z pohledu IT oddělení byl přesun ke cloudovému řešení a tedy i redukce potenciálních zdrojů problémů. Podařilo se tím odstranit velké množství rutinních úkolů spojených s provozem open source řešení na vlastním hardware, které s postupem času kladly na tým stále větší nároky.

Změnou se také podařilo zabránit růstu osobních nákladů v IT oddělení, které by při nedávném růstu firmy byly nevyhnutelné. Volné kapacity jsou v současnosti směřovány k činnostem, které nejsou udržovací, ale posouvají celou společnost kupředu - mimo jiné se začal realizovat kompletní přesun hardware do cloudu.

Ze strany zaměstnanců byl ohlas na spuštění G Suite pozitivní. Velká část z nich už služby společnosti Google soukromě využívala v minulosti (Gmail, Dokumenty, Kalendář) a IT oddělení nezaznamenalo od uživatelů žádné stížnosti. S ohledem na velký podíl obchodníků mezi zaměstnanci jsou za klíčové benefity ze strany samotných uživatelů považovány sdílené kalendáře, sdílené dokumenty a zejména vynikající dostupnost dat kdykoliv, kdekoliv a z jakéhokoliv zařízení. Část zaměstnanců pracuje s tablety, téměř všichni využívají G Suite na chytrých telefonech a noví obchodníci jsou automaticky vybavování telefony s operačním systémem Android.

OTÁZKA BEZPEČNOSTI

Přenos odpovědnosti za bezpečnost firemních informací na společnost Google se tradičně ukázal jako důležitá otázka z pohledu zavedených IT procesů. Důvěru si G Suite získaly díky pečlivé komunikaci tohoto tématu, absenci skandálů s úniky informací i zkušenostem jiných uživatelů z firemní sféry.

“Zpočátku jsem s tím měl myšlenkový problém. Vždy jsme si střežili zakryptované a pečlivě skryté databáze s důvěrnými daty. Nyní máme i důvěrná data bezpečně uložena v Dokumentech Google.” Martin Zdražil, vedoucí IT

Implementace do mobilních zařízení je zároveň největší výzvou z hlediska bezpečnosti a klade nároky na odpovědný přístup ze strany zaměstnanců. Pro dohled nad jednotlivými přístroji je nasazeno řešení Device Policy for Android, ze strany uživatelů je nicméně přijímána s výhradami. Dvoustupňová autentifikace se využívá, prozatím však není nasazena povinně.

“G Suite nám šetří prostředky, a to zejména na nákladech za lidské zdroje v IT. Zatímco počet zaměstnanců se během let zdvojnásobil, IT oddělení zůstávalo stále stejné. G Suite nám umožnily zbavit se rutinních úkolů spojených s vlastním hardware. Konečně máme čas na věci, které jsme předtím odkládali kvůli rutinním pracem.” Martin Zdražil, vedoucí IT