background Layer 1 background Layer 1

Zavedení G Suite for Education pro FSV Univerzity Karlovy

Přechod od stávajících řešení na platformu G Suite for Education přináší vzdělávacím zařízením - univerzitám, ale i středním a základním školám - řadu výhod. Mezi ty patří mimo jiné vytvoření atraktivnějšího pracovního prostředí, zjednodušení komunikace jak mezi zaměstnanci, tak ve vztahu vyučujících a studentů, nebo zefektivnění správy IT. Výhodou G Suite je také jednoduché a intuitivní ovládání nenáročné na uživatelovy znalosti, díky kterému není jejich využití problémem ani v tradičně poměrně konzervativním akademickém prostředí.

K využití G Suite for Education se již rozhodla řada vzdělávacích institucí. Jednou z největších z nich je Fakulta sociálních věd Univerzity Karlovy v Praze, která si jako partnera pro implementaci systému vybrala společnost Netmail - certifikovaného Google Cloud Premier Partnera v ČR.

CO PŘINÁŠÍ G SUITE DO AKADEMICKÉHO PROSTŘEDÍ?

“Hlavním argumentem proč přejít na Google Apps pro nás bylo především bezchybně funkční emailové řešení s kvalitní správou emailů a vyhledáváním.” Filip Láb, proděkan pro PR

Jedním z největších benefitů využití G Suite, který vnímá také Fakulta sociálních věd Univerzity Karlovy v Praze (FSV), je přechod na funkční řešení emailové komunikace a odstranění problémů souvisejících s předchozím využíváním různých emailových klientů. Google Gmail umožnil jednodušší používání fakultních emailových schránek a výrazně tak zpřehlednil komunikaci mezi studenty a vyučujícími. Pro přístupy do emailových schránek byla konkrétně na FSV využívána řada klientů - Outlook, Thunderbird, webová rozhraní. Přechodem na Google Gmail došlo ke sjednocení emailových schránek pod jednu platformu, samozřejmě včetně archivu zpráv a kontaktů. Řada zaměstnanců využívala navíc vlastní Google účty již před centrálním přechodem celé fakulty, což zjednodušilo jejich adaptaci.

“I mně osobně umožnil přechod na Google Apps začít využívat v pracovním procesu všechny výhody cloudových řešení, která jsem již dlouhodobě využíval soukromě.” Filip Láb

Zatraktivnění a zjednodušení práce je dalším z benefitů G Suite. V rámci fakulty hraje velkou roli práce v týmech, které mezi sebou mohou snadno sdílet dokumenty, společně pracovat na prezentacích nebo komunikovat prostřednictvím Google Hangouts. Odpadá nutnost osobních schůzek nebo neustálé hledání aktuální verze dokumentu, zjednodušuje se práce “v terénu”, mizí problém například se zahraničními cestami jednotlivých členů týmu - k materiálům je možné se dostat odkudkoli a z jakéhokoli zařízení pouze přihlášením se ke Google účtu.

“Sdílení dokumentů, sdílení kalendářů nebo možnost přístupu ke všem datům napříč zařízeními (stolní počítač, notebook, tablet, smartphone) vidím jako největší benefit práce na cloudu.” Filip Láb

VÝHODY VYUŽITÍ G SUITE PRO FSV UK

Samotný přechod na G Suite byl pro FSV UK příležitostí pro “inventuru” systému elektronické komunikace. Změna přinesla fakultě sjednocení a zpřehlednění systému emailových adres, které jsou nyní jednotné ve tvaru jmeno.prijmeni@fsv.cuni.cz.

“Přechod na cloudové řešení nám umožnil zefektivnění práce a komunikace. Naši zaměstnanci často pracují na společných projektech nebo konzultují texty studentů a sdílené dokumenty jsou v tomto ohledu velmi efektivní. Odpadá nekonečné přeposílání dokumentů formou příloh, zahlcování emailových schránek a s tím spojené zmatky. Další věcí, která je pro nás velice užitečná, jsou sdílené kalendáře, které opět umožňují efektivně koordinovat naše činnosti v různých skupinách nebo segmentech.” Filip Láb

Fakulta zároveň plánuje s pomocí G Suite přechod na elektronické hodnocení kurzů - dosavadní “papírová” forma nebyla příliš atraktivní pro studenty a nemotivovala je k vyplnění. Veškerá data bylo navíc nutné přepsat do elektronické podoby, což zatěžovalo zaměstnance fakulty.

Samotné fungování na G Suite využila fakulta při budování své marketingové strategie. Silný brand Google a pozitivní povědomí veřejnosti o něm funguje jako atraktivní faktor, který by mohl přilákat potenciální studenty a přesvědčit je k rozhodnutí zvolit si studium právě na FSV.

JEDNODUCHOST PŘECHODU NA G SUITE

Implementace G Suite v prostředí FSV se týkala 7 267 účtů studentů a zaměstnanců. Ve spolupráci se společností Netmail bylo hladké převedení všech účtů provedeno prakticky během víkendu (kompletní projekt trval necelé dva měsíce). Přechod na G Suite se uskutečnil během prázdnin, kdy řada zaměstnanců ani studentů nebyla ve škole přítomna. Samotný přechod nevyžaduje prakticky žádnou akci od studentů, případně zaměstnanců školy nebo firmy.

Pro fakultu šlo navíc o velký skok, který poměrně výrazně změnil styl práce jak zaměstnanců, tak vyučujících a studentů. Na G Suite přešli naráz úplně všichni. Samotný projekt trval dva měsíce, přechod se uskutečnil ale prakticky přes víkend. FSV sídlí ve čtyřech lokalitách v Praze (Smetanovo nábřeží, Opletalova ulice, Rytířská ulice a areál Jinonice). Všechny změny mohly ale být provedeny z jednoho místa, fyzická přítomnost ve všech budovách fakulty nebyla nutná.

VÝHODY DALŠÍCH SLUŽEB SPOLEČNOSTI NETMAIL V ZAVEDENÍ G SUITE

V případě Fakulty sociálních věd sehrál velkou roli change management - systém školení zaměstnanců, podpory a dalších aktivit, který usnadňuje přechod na novou platformu a minimalizuje dopady plynoucí ze této změny. Díky podobným aktivitám ve spolupráci se společností Netmail přijala celá organizace změnu bez potíží i v poměrně konzervativním akademickém prostředí.

V počátku používání byl zástupce Netmailu osobně přítomen na fakultě, dále funguje také podpora a role tzv. Google Guides - předem proškolených zaměstnanců fakulty, kteří jsou dále k dispozici svým kolegům v případě dotazů a problémů. Systém umožňuje na přání klienta případné modifikace.

“Netmail nám poskytl výborný servis v průběhu přechodu a spolupráce byla na profesionální úrovni. Projevili vstřícnost vůči všem specifikám akademické půdy, byli jsme úplně spokojeni.” Filip Láb

GOOGLE CLOUD EMAILEM

Novinky posíláme maximálně jednou měsíčně.
Žádný spam a nesmysly. Slibujeme.