Grand Princ Media: G Suite - cesta za cenově výhodné řešení

KDO JE GRAND PRINC MEDIA?

Grand Princ Media, a.s. působí na českém trhu od začátku tisíciletí a patří mezi pionýry v oblasti vydávání bezplatných časopisů. Na začátku měla firma kolem padesáti zaměstnanců, postupně se rozrostla až na pět set lidí a otevřela další regionální centra v tuzemsku i v zahraničí. V současné době počet zaměstnanců kolísá mezi třicet až padesáti, což firmu přimělo snížit některé náklady. Mezi zaměstnanci jsou zejména obchodní zástupci a redakční pracovníci.

Grand Princ Media patří mezi největší a nejrenomovanější subjekty svého druhu a navazuje na mnohaleté zkušenosti původního vydavatelství Grand Princ. Své tituly volně nabízí na tiskovém trhu České republiky, mezi nejpopulárnější patří Grand Reality, Grand bydlení, Grand Auto nebo Grand Krásná a zdravá.

Informační technologie Grand Princ Media řeší bez vlastních IT specialistů, pouze prostřednictvím externistů. Ti spravují řadu různorodých systémů i platforem, ať už jde o SQL databáze, Windows, Linux i specializované webové či klasické aplikace. S ohledem na poměrně základní IT znalosti zaměstnanců je navíc nutné mít intuitivní uživatelská rozhraní a ochotnou IT podporu. Zaměstnanci jsou zvyklí i na interaktivní nápovědy a základní firemní aplikace, která slouží hlavně pro většinu úkonů, vyjma pošty a kalendářů.

DŮVODY PRO ZMĚNU

Před příchodem G Suite byl firemní e-mail řešený přes Windows Exchange s vlastním poštovním serverem u externího poskytovatele, který se ukázal jako částečně nespolehlivý a finančně nákladný. Vysoké náklady na provoz se projevily ve chvíli, když se počet zaměstnanců několikanásobně zmenšil. Proto firma začala hledat ekonomičtější řešení. Zároveň byl kladen velký důraz na spolehlivost s ohledem na špatné zkušenosti s externími dodavateli v minulosti.

BEZPEČNOST PŘEDEVŠÍM

Vzhledem k množství citlivých dat uvnitř firmy má bezpečnost pro Grand Princ Media zásadní význam. Největším rizikem bylo vždy prolomení zvenčí. Otázka bezpečnosti se při migraci řešila jako první a vedení společnosti dospělo k závěru, že je řešení spolehlivé. Vzhledem k podpoře a rozšíření G Suite bylo rozhodnuto, že je tím nejvhodnějším kandidátem. Firma zatím nezvažuje dvoustupňovou autentifikaci, nicméně v případě nutnosti se tento krok nevylučuje.

“Lidé, kteří pracují s penězi, jsou na svá data citliví, nemají zájem, aby jiní obchodní zástupci viděli jejich rozpočty. Bezpečnost dat pro nás tedy byla hodně důležitá. To, co jsme se na začátku o G Suite dozvěděli, společně s pověstí společnosti Google, nás přesvědčilo o vhodnosti tohoto řešení.” Vladimír Peták, vedoucí IT

ZVOLENÉ ŘEŠENÍ

Během migrace na G Suite probíhala dvouměsíční doba souběhu emailu, aby uživatelé měli možnost si nový systém vyzkoušet a zároveň pracovat v zaběhlém workflow. Pro uživatele byly vytvořeny nové účty, do kterých se následně importovaly archivy z předchozího řešení Microsoft Exchange. Kompletní implementaci zajišťovala společnost Netmail, premiérový Google Partner a lokální distributor. Netmail uskutečnil několik stovek implementací a poskytuje podporu desítkám tisíc uživatelů.

“Přechod na G Suite s firmou Netmail byl jednoznačně pozitivní krok. Drobné problémy se řeší za pochodu a veškerá komunikace je velice rychlá.” Vladimír Peták, vedoucí IT

Zaměstnanci nadále pracují v Outlooku, který je pro ně primárním rozhraním pro vyřizování e-mailů, aplikace slouží také pro správu Google kalendáře. V menším měřítku se ve firmě používá také Google Hangouts, které IT oddělení preferuje před Skype právě kvůli bezpečnosti. Do budoucna se počítá s větším nasazením Hangouts pro účely konferencí, které by měly nahradit konferenční hovory přes placenou verzi Skype. Dále se zvažuje také nasazení Dokumentů Google a Disku Google pro sdílení souborů a kolaborativní úpravu textů a tabulek.

“V naší firmě uživatelé zpravidla používají to, na co jsou zvyklí. Přesto se snažíme naše zaměstnance motivovat, aby Google Hangouty nahradili Skype, který pro nás představuje bezpečnostní díru.” Vladimír Peták, vedoucí IT

VÝSLEDKY A ZHODNOCENÍ

Přechod na G Suite vyřešil hned několik problémů najednou – cenu, kde se náklady snížily na polovinu, dále předchozí problémy se spamem, se kterými se firma potýkala, a také kódování textu, kde rozdílný typ kódování u klienta a obchodního zástupce způsoboval nečitelnost emailů. Přechod na G Suite ulehčil zejména správu a nutnost poskytování podpory, která nyní přešla na Google, respektive na Netmail. To, společně se snížením nákladů na polovinu, přispělo k velmi kladnému hodnocení ze strany IT pracovníků i managementu firmy. Pro uživatele se mnoho nezměnilo, což vidí Grand Princ Media jako výhodu – migrace proběhla hladce, aniž by zaměstnanci postřehli výraznější změnu. Noví pracovníci budou nicméně motivováni k využívání funkcí, které G Suite nabízí, což by mělo přispět k adaptaci dalších aplikací a užšího propojení se stávajícím systémem.

“Ze začátku, kdy ve firmě pracovalo kolem třiceti lidí, jsme e-mail řešili přes Microsoft Exchange. Když se firma rozrostla, zakoupila se plná verze s vlastním serverem v Casablanca. Tím celé řešení ekonomicky nabobtnalo a ve chvíli, kdy se začala firma zmenšovat, byly náklady neúměrné. Cena a zjednodušení podpory pak pro nás byl hlavním motorem k přechodu na G Suite.” Vladimír Peták, vedoucí IT