background Layer 1 background Layer 1

Zavedení Google Apps (G Suite) na Přírodovědecké fakultě Univerzity Karlovy

KDO JE PŘF UK

Přírodovědecká fakulta Univerzity Karlovy v Praze je v oblasti výzkumu jednou ze tří nejvýkonnějších fakult v České republice a je tedy přirozené, že klade velký důraz na práci vědeckých týmů. Vznikla v roce 1920 oddělením přírodovědeckých a matematických oborů od tehdejší filozofické fakulty, dnes má na 5000 studentů a 1000 zaměstnanců.

Řada výzkumných týmů tráví část roku v zahraničí a je třeba, aby byly týmy neustále propojeny. I samotní studenti Přírodovědecké fakulty se při výuce na denní bázi aktivně zapojují do výzkumu, proto zde vzniká potřeba velmi blízké kooperace.

DŮVODY PRO ZMĚNU

Od 90. let se interní systémy budovaly svépomocí, spoléhalo se především na open source platformy. Jelikož se ale v rámci fakulty postupně změnily nároky na komunikaci, řešení přestalo stačit. Některé součásti fakulty proto nedostatky řešily skrze externí nástroje, jiné potřeby nebyly uspokojovány vůbec. Týmy si například samy zakládaly gmailové účty nebo odpovídající konkurenční řešení, budovaly si i vlastní servery. Výsledkem byla roztříštěnost a ztráta kontroly. S ohledem na klíčovou potřebu mobilního přístupu, standardizaci řešení a sjednocení workflow se začal hledat nástroj, který zároveň dokáže nabídnout něco navíc (groupware, větší objem dat, lepší dostupnost).

Finanční náklady byly jedním z podstatných důvodů, proč bylo v rámci vyhlášeného výběrového řízení preferováno cloudové řešení. Fakulta zpracovala finanční výhled na horizont 3-5 let, který ukázal potenciál úspory až 80 % v komunikační části informačního systému ve prospěch cloudového řešení.

Základem vědecké práce jsou originální nápady a myšlenky, tedy velice citlivé informace. Dokud nejsou chráněna patentem, nesmí je nikdo vidět a musí být maximálně zajištěna. V akademickém prostředí jsou přitom velice pokročilí uživatelé, kteří otázky bezpečnosti zkoumají velmi podrobně. Přesvědčování a budování důvěry je v tomto případě dlouhý proces zejména z hlediska posunu myšlení - v rámci komunikace G Suite na Přírodovědecké fakultě trval proces vysvětlování tři čtvrtě roku. Největším myšlenkovým skokem bylo přenesení dat ven mimo zdi organizace. Bylo nutné prosadit a začít diskutovat zcela jiný přístup v zabezpečení dat.

“Akademické prostředí je poměrně konzervativní. Pro realizaci tak zásadního kroku byla proto potřeba silná vize řešení, která vycházela ze znalosti potřeb jednotlivých okruhů uživatelů IT technologií fakulty, stejně jako systematická komunikace při prosazování potřeby změny s klíčovými hráči v rozhodovacím procesu i s budoucími uživateli“ Jakub Langhammer, proděkan pro IT

ZVOLENÉ ŘEŠENÍ

Nové řešení v podobě G Suite má nesrovnatelně širší záběr nad rámec poštovního systému. Přímé vyhodnocení úspor na straně IT oddělení proti dosavadnímu řešení není úplně objektivní ukazatel. Nároky na IT se spíše zvýšily úměrně novým funkcím, možnostem a pravomocím. Tento posun nicméně není vnímán negativně a je součástí modernizované koncepce IT.

“Zásadní je, že jsme získali nástroj umožňující konsolidaci, sjednocení řešení. Pro nás jako IT oddělení implementace znamená navýšení zodpovědnosti za novou oblast, kterou je groupware řešení, které zde předtím nebylo. Někde se proto lidská práce ušetřila, jinde jsme si ale ukrojili nový kus koláče.” Milan Richter, vedoucí CIT

Prvním krokem po rozhodnutí o výběru G Suite bylo nastartování vnitřní komunikace. Prakticky ihned začaly přípravné práce, především v podobě výběru skupiny tzv. early adopters. Ti začali nástroje přednostně využívat a testovat, stejně jako jejich vazbu na další informační systémy. Tato skupina se postupne zvětšovala a uvolňovaly se pro ni další nástroje. Hlavní roli v úspěšně zvládnutém procesu migrace hrála administrativní část fakulty, která dostala systematické školení. Následovalo školení pro další pracovníky, u samotných studentů potřeba nebylo.

Kompletní implementaci zajišťovala společnost Netmail, certifikovaný partner a distributor Google řešení, která má za sebou několik stovek implementací a poskytuje podporu desítkám tisíc uživatelů.

Celý implementační proces byl provázán velkou informační kampaní, připravenou ve spolupráci se společností Netmail. Poprvé v historii fakulty proběhla soutěž, konala se první marketingová kampaň s cenami a nově byl zaveden také pravidelný newsletter.

“Start informační kampaně tak, aby fakultní veřejnost měla objektivní informace a přijala nové řešení, byl nejdůležitějším momentem implementace.” Milan Richter, vedoucí CIT

HLAVNÍ PŘÍNOSY

Z pohledu fakulty je klíčovým výstupem reálné využívání dokumentů, kalendářů, větší datové kapacity a dalších nástrojů a výhod v praxi. Nástroje začaly být krátce po zpřístupnění využívány velice intenzivně.

“Řada oddělení vnímá G Suite jako nástroj ke sjednocení workflow. Umožní nám chtít, aby se věci jako plánování schůzek či zapisování do kalendářů řešily podle stejných pravidel. A právě sjednocení prostředí umožňuje sjednocení postupů s dopadem na efektivitu.” Milan Richter, vedoucí CIT

Dva týdny po zavedení G Suite proběhla pětihodinová diskuze mezi vedením fakulty a akademickým senátem. Přestože rozhodnutí “shora” o zavedení nových nástrojů a řešení nese v liberálním akademickém prostředí část uživatelů časoto s určitou nelibostí, výsledný ohlas byl v drtivé většině pozitivní.

“Vývoj v akademickém a vědeckém prostředí jednoznačně směřuje k masivnímu využívání cloudových řešení, a to nejen při komunikaci a organizaci. Měli jsme obrovskou radost, že v hodinu H začalo fungovat všechno a všem. Odpadla nám řada starostí. Dlouhodobě jsme měli těžkou hlavu s tím, jak zabezpečit moderní, fungující prostředí. G Suite lidem usnadní život. Naše očekávání byla určitě splněna.” Jakub Langhammer, proděkan pro IT