Dark Side: G Suite jako levné start-up řešení pro agenturu

KDO JE DARK SIDE

Reklamní, mediální a poradenská společnost založená na počátku roku 2012 skupinou vysoce seniorních jednotlivců převážně z vedení velkých korporací. Dark Side je agenturou nového typu poskytující konzultační a produkční servis zejména v oblasti nových médií. Služby zahrnují tvorbu webových prezentací, on-line kampaně, on-line strategie, konzultace, zakázkový vývoj aplikací, projekty v sociálních sítích, nákup reklamního prostoru v médiích, vývoj mobilních aplikací a produkci digitálního obsahu (audio & video). Dark Side se zároveň soustředí na propojení standardních marketingových kanálů s on-line prostředím.

PROČ G SUITE?

Společnost čítající přibližně 20 zaměstnanců a externistů byla založena na zelené louce s podporou investorů jako start-up. Proto bylo klíčové nalezení jednoduchého, nenáročného a levného řešení, které nebude žádným způsobem nadměrně vytěžovat firemní kapacity plně zaměřené na prosazení nového subjektu na trhu. Většina zaměstnanců je pokročilými uživateli PC a mobilních zařízení, nedisponují ale hlubšími IT znalostmi, nasazení komplikovanějších systémů by tedy bylo překážkou efektivity.

“Jako start-up jsme v první řadě potřebovali optimalizovat náklady. Nemáme žádné IT oddělení, žádné servery ani administrátora na plný úvazek. Vše zvládne jeden kolega, který se o G Suite více zajímá, udržuje si přehled a zakládá účty novým kolegům. Nic víc není potřeba. Je také důležité, že se lidé nemusí nic nového učit, prostředí je známé a intuitivní - nesrovnatelné třeba s nástroji na řízení projektů, kde je třeba poznávat nejen ovládání, ale i specifickou logiku,” Tomáš Jindříšek, Managing Partner

Uvnitř společnosti fungují dynamicky rekonfigurovatelné týmy a role zaměstnanců musí být univerzální a nevyhraněné, neboť jejich jednotlivé funkce se prolínají. S ohledem na počáteční a velmi dynamickou fázi existence společnosti zároveň samotné řešení téměř nebylo testováno, ale rovnou nasazeno a za chodu firmy spuštěno - zcela bez komplikací. Stejně tak nebylo v prvních dnech možné vyčlenit čas na dlouhé zaškolování zaměstnanců.

Všechny tyto faktory kladly velmi vysoké nároky na otevřenost a flexibilitu řešení, kterým G Suite dokázaly plně vyhovět. V průběhu prvních dnů a týdnů si společnost podle svých vlastních potřeb definovala a upravovala pravidla pro přístup k dokumentům, sdílení a označování složek, byla vytvořena koncepce pro třídění a označování a další pravidla.

Ve společnosti celkově panuje velká míra důvěry k propracovanému bezpečnostnímu řešení společnosti Google. Je vnímán jako věrohodný subjekt nabízející větší míru jistoty a bezpečnosti, než jakou je možné získat svépomoci.

“Spíš věřím zkušenostem Googlu než proprietárnímu řešení, které si někdo sám postaví uvnitř firmy a pak ho svěřuje do rukou řadových zaměstnanců. ” Tomáš Jindříšek, Managing Partner

ZVOLENÉ ŘEŠENÍ

Spektrum využití G Suite ve společnosti Dark Side je velice široké. Kromě e-mailu jsou základem Dokumenty, které slouží jako datové úložiště, místo pro firemní know-how a informace o klientech, ke sdílené práci na dokumentech i různým specifickým úkolům - jsou v nich vytvořeny tabulky na výpočet cashflow, správu faktur či jednoduchý zakázkový systém. Skrze online komentáře u jednotlivých dokumentů probíhá také procesní řízení a diskuze nad obsahem.

Kromě toho společnost využívá chat, který se osvědčuje zejména pro zahraniční komunikaci s partnery a kolegy (není třeba nic instalovat ani nastavovat), a zejména sdílené kalendáře pokrývající veškeré potřeby plánování (včetně projektového) a vnitřní organizace.

Balík nástrojů G Suite je v současnosti díky širokým možnostem individualizace a přístupnosti pro specifická využití v Dark Side používán i jako náhrada CRM systému. Velmi kladně je společností v tomto ohledu hodnocen obchod s aplikacemi pro G Suite, kde vyhledává užitečné, snadno dostupné a velmi dobře integrované aplikace schopné vyplnit takřka jakékoliv dílčí potřeby.

Od počátku je vedením společnosti prosazováno odbourávání e-mailových klientů a používání G Suite pouze v nativním prostředí internetového prohlížeče. Využívání externích klientů vede ke zbytečným problémům v synchronizaci a nastavení aplikací a omezuje možnosti spolupráce. Prohlížeč Chrome byl přijat jako nejjednodušší a nejrychlejší cesta, velmi snadno se navíc odhalují a reportují případné problémy. Představit výhody tohoto přístupu uživatelům pomohlo i úvodní školení.

Kompletní implementaci zajišťovala společnost Netmail, která se dlouhodobě věnuje G Suite, je exkluzivně certifikována jako Google Cloud Premier Partner a má za sebou několik stovek implementací a poskytuje podporu desítkám tisíc uživatelů.

“Pro nás je nesmírně důležité a přínosné, že existuje dostupná lokální podpora. Nejsme IT firma a potřebujeme lokálního partnera, občas jsou přeci jen věci, které plně nepochopíme. Také vstupní školení od společnosti Netmail bylo velice užitečné, zejména s ohledem na sadu doporučení k efektivnímu využívání Google Apps. Zúčastnili se ho všichni koncoví uživatelé.” Tomáš Jindříšek, Managing Partner

KLÍČOVÉ POŽADAVKY G SUITE SPLNILY

Z pohledu managementu: Nízké náklady a zbavení se požadavků na vlastní infrastrukturu, která je vnímána jako nadbytečná. Možnost aktivního řízení procesů v přirozeném prostředí bez nutnosti věnovat čas jejich definici a studiu komplexních nástrojů. Rychlý nástup nových zaměstnanců do plnohodnotného režimu díky intuitivnímu a známému rozhraní.

Z pohledu koncových uživatelů: Decentralizace informací, které jsou dostupné kdykoliv a kdekoliv ve stejném rozsahu a kvalitě z jakéhokoliv zařízení. Společnost má centrálu v Praze, ale klienty po celé republice a zaměstnanci jsou velice často v terénu. Klíčová je jednoduchost použití a možnost snadného sdílení dokumentů na noteboocích a mobilních zařízeních. Jednotlivé přístroje doma, v praci i na cestách fungují jako ekvivalentní přístupové terminály.

“Dívali jsme se ještě na Office 365, ale G Suite jsou celkově lidštější, příjemnější. Člověk už má obvykle svůj Google účet a zná celé prostředí. Řešení jako Office 365 působí odtažitě.” Ota Luňák, řízení procesů a administrace