Copy General: vždy o krok napřed s Google Apps (G Suite)

Progresivní myšlení vyžaduje flexibilitu. Filozofie Copy General se zakládá na kvalitních službách, které předběhnou potřeby zákazníků. Snaha být vždy o krok před konkurencí znamená výzvu - do detailu propracovanou spolupráci více než 230 lidí. V Copy General usilují o neustálý vývoj a neotřelá řešení, cílem se proto stalo vytvořit inspirativní prostředí, které by podporovalo proaktivitu zaměstnanců. Zároveň se hledalo řešení, které by zjednodušilo každodenní rutinu. Přechod na G Suite (Google Apps for Work) splňoval oba tyto požadavky.

G SUITE UDRŽÍ KROK S ROZVÍJEJÍCÍ SE FIRMOU

Copy General začínal jako firma na kopírování dokumentů, postupem času ale přidával další činnosti. Svůj business staví na neustálém rozšiřování portfolia služeb a tvorbě inovací pro zákazníky. Každým okamžikem se firma mění a potřebuje nástroje, které s ní udrží krok a dokáží se přizpůsobit. Proto padla volba na G Suite.

Reagujeme na potřeby zákazníku s předstihem a nebojíme se být první, kdo na trh přijde s novým nápadem. Přešli jsme na Google Apps, protože se během minut přizpůsobí našim aktuálním požadavkům.“ Jakub Frišman, regionální ředitel IT a nákupu

ZMĚNA PRÁCE S PŘECHODEM NA G SUITE

Přechodem na G Suite se uvolnily ruce všem pracovníkům v rámci firmy. Komunikace uvnitř společnosti se výrazně zrychlila a zefektivnila, stejně tak došlo ke zpřehlednění práce na všech projektech. Google Hangouts vyřešily online komunikaci jak uvnitř firmy, tak i s dodavateli webových služeb. Všichni zúčastnění mohou v reálném čase sledovat postup práce na každém projektu a být stále v obraze. Nedochází tak k nedorozuměním, která byla spojena s předáváním neaktuálních dokumentů nebo nedostatečnou informovaností některých členů týmu. Jednání s pracovníky na obchodních cestách, mimo kancelář nebo na home office se začalo praktikovat pomocí videokonferencí (Google Hangouts). Ty ušetří spoustu času i peněz za cestování.

Ukládání dokumentů v cloudovém prostředí s přístupem kdykoli a odkudkoli výrazně zrychlilo projektové řízení. Sdílené dokumenty se hned od začátku používání staly nejužitečnějším prvkem G Suite. Hromadný přístup k jediné, všem dostupné verzi dokumentu naprosto změnil způsob práce. Na kalkulacích a poptávkách tráví zaměstnanci méně času a systém adresných komentářů nahradil nespočet firemních koleček a dohadů kolem úprav.

Společnost se od poskytování kopírovacích služeb strmě rozrostla o vývoj softwaru, programování šablon hromadných dokumentů nebo online tisk. Chce být průkopníkem nových technologií, proto se rozhodla pro přechod na G Suite. Ty z krátkodobého hlediska výrazně zjednodušily pracovní procesy a interní komunikaci, v dlouhodobém horizontu navíc ušetřily společnosti řadu nákladů, a to jak na údržbu IT, tak na servery.

OPEN SOURCE PRO OTEVŘENÉ MYŠLENÍ

Jedním z hlavních impulsů k přechodu byl fakt, že G Suite jsou otevřeným zdrojem (open source). Programátoři tak mohou zasahovat do softwaru a upravovat jej přesně podle specifických potřeb firmy. Upravené aplikace fungují bez chyb, což u jiných open source řešení není samozřejmostí. Firma plná softwarových odborníků dostala efektivní nástroj, jehož funkce do nejmenších detailů upravila k obrazu svému.

Balíček G Suite byl v případě Copy General modifikován společností Netmail již před samotnou implementací tak, aby vyhovoval nárokům firmy a pracoval přesně podle jejích požadavků (například práce více lidí na jednom účtu Gmail). Konkrétní úprava se týkala aplikace Gmail a spočívala v doprogramování tlačítka, které zajistí propojení objednávky od zákazníka, přijaté prostřednictvím e-mailu, s firemním zakázkovým systémem. Samotný balíček aplikací tak není nijak rigidní a je možné jej poměrně snadno upravit podle požadavků klienta.

ŠKOLENÍ ALFOU A OMEGOU

Společnost Netmail, Google Cloud Premier Partner, zajistila bezproblémovou implementaci G Suite a zároveň poskytla zaměstnancům i managementu Copy General třídenní školení, které pokrylo všechny aspekty nového řešení. Najít efektivní a zároveň atraktivní přístup bylo prvním klíčem k úspěchu. Z důvodu velké vytíženosti vedoucích pracovníků společnosti bylo cíleno zejména na ně - ve chvíli, kdy přijali nové řešení za své, bylo 100% aplikovatelné také na zbytek společnosti.

Moderní nástroje vyžadují moderní myšlení, jedině tak může Copy General dále rozvíjet své služby. Důkladné a přitom svou formou atraktivní školení bylo základem bezproblémového přechodu na platformu G Suite, jejich začlenění do firemních procesů a plného využívání.

Organizace práce je s Google Apps naprosto přehledná. V obchodním oddělení každý uvede, o jakou zakázku se stará a ostatní v reálném čase vidí celý její průběh i komunikaci kolem.“ Jakub Frišman, regionální ředitel IT a nákupu