background Layer 1 background Layer 1

Implementace G Suite: Arcibiskupství olomoucké a Arcidiecéze olomoucká

PŘEDSTAVENÍ ORGANIZACE

Arcibiskupství olomoucké a Arcidiecéze olomoucká poskytují služby na poli věroučném, vzdělávacím, sociálním a v oblasti kultury. Arcidiecéze olomoucká je právním subjektem, působí na území několika krajů ČR a organizačně zastřešuje asi 700 dalších subjektů, především farností a děkanátů, ale také pastoračních center, dvou knihoven a dvou školských kolejí. Olomoucké arcibiskupství je organizační jednotkou římskokatolické církve, sídlící v Olomouci.

SPECIFICKÉ POTŘEBY V OBLASTI IT?

Arcibiskupství zajišťuje všem svým subjektům IT zázemí a účastní se také různých interdiecézních projektů. Na olomouckém arcibiskupství má IT agendu na starosti tým tří pracovníků. Každý z nich má kromě uplatňování všeobecných dovedností v oblasti IT i svou konkrétnější přidělenou činnost. Jedná se o administraci sítě, programování, servisní činnost, školení, a to jak v rámci arcibiskupství, kde zabezpečuje kromě běžné podnikové agendy také mnoho dalších specifických funkcí v rámci pastorace, vzdělávání, služeb potřebným, tak v rámci arcidiecéze. Tým je též aktivně zapojen do projektu Církevního informačního systému, který představuje jednotnou platformu řešící specifické úlohy Římskokatolické církve ČR. Specifickou formou činnosti je IT podpora farních úřadů, jimž arcibiskupství pomáhá s jejich evidenčními a řídícími úkoly.

“Spolupráce mezi týmy je v naší organizaci značně rozšířená. Vzhledem k tomu, že arcidiecéze čítá cca 420 farností a 22 děkanátů, ve kterých probíhají pastorační činnosti, které musí být koordinovány je spolupráce nutná a prakticky permanentní. Kooperace je bezpodmínečně potřebná i na úrovni celé ř. k. církve. Živá je též spolupráce s partnery v zahraničí.” Josef Kubeček / Vedoucí IT oddělení Arcibiskupství olomoucké

Dalším specifikem je nutnost cestování pracovníků a jejich časté práce na dálku, například ve formě poskytování konzultací či školení, instalací a konfigurací hardwaru i softwaru a také servisních činností. Účetnictví a některé další agendy jsou v terénu zpracovávány prostřednictvím terminálového připojení k diecéznímu serveru na arcibiskupství.

IT ŘEŠENÍ PŘED PŘECHODEM NA G SUITE

Před přijetím rozhodnutí využívat G Suite mělo arcibiskupství vyřešenou e-mailovou komunikaci zčásti prostřednictvím Microsoft Exchange, to v případě svých vlastních zaměstnanců, zčásti hostováním schránek u Forpsi, což bylo řešení bylo užíváné pro zbytek arcidiecéze. V obou případech využívali pracovníci jak webmail, tedy webové rozhraní pro přístup k e-mailu, tak desktop klienty, převážně Outlook a z menší části Thunderbird. S dostupností problémy nebyly. U Forpsi ovšem vznikaly problémy, když byly schránky zaplněné. Server nevracel korektní odpovědi a při hromadném zasílání docházelo k násobnému doručování e-mailů.

Anti-spam byl u MS Exchange řešen pomocí programu GFI antispam, což bylo celkem efektivní nicméně to vyžadovalo každoroční investice. U Forpsi antispamový nástroj sice byl, vyžadoval ale od každého jednotlivého uživatele detailnější nastavení, což značně komplikovalo situaci. Nebyla také přítomna žádná rozšířená podpora mobilního přístupu k emailům. Celkové náklady tohoto systému se bez započítání administračních činností pohybovaly v řádu 50 tisíc korun ročně.

JAK SE ARCIBISKUPSTVÍ DOZVĚDĚLO O G SUITE?

“První zásadnější informace nám poskytla firma Netmail. Na arcibiskupství pak proběhlo vyhodnocování pozitiv a negativ případného přechodu na G Suite. Pozitiva jednoznačně převážila. Rozhodovací a schvalovací období proběhlo v rozmezí několika dní. Kromě netmail s.r.o. byly z externích firem ještě zaangažovány Google ČR, T-mobile a Samsung.” Josef Kubeček / Vedoucí IT oddělení Arcibiskupství olomoucké

JAKÉ CÍLE ARCIBISKUPSTVÍ PŘECHODEM NA GOOGLE APPS SLEDOVALO?

Hlavním a nejdůležitějším cílem bylo přesunutí rutinních úkolů administrace a správy na poskytovatele a z toho vyplývající úspory v ceně, času, nákladech na hardware, atd. Důležitým rozhodovacím kritériem byla tedy analýza nákladů.

“Díky mimořádně vstřícným finančních podmínkám nastavených zúčastněnými firmami jsme propočítali návratnost investice na cca 2,5 roku. Přechod na G Suite umožnil uvolnit finanční i lidské zdroje na jiné činnosti. S rozhodnutím tak panuje spokojenost, protože se povedlo naplnit očekávání, která vůči aplikacím arcibiskupství mělo. ” Josef Kubeček

Očekávané úspory IT oddělení, ať již časové úspory zaměstnanců, nebo úspory finanční, plánuje arcibiskupství využít pro zlepšení zabezpečení lokální sítě, zkvalitnění aplikačního pokrytí požadavků interních uživatelů, a také prohloubení informovanosti veřejnosti o službách, které církev nabízí. Mezi výhodami pro konečné uživatele arcibiskupství zmiňuje přístup odkudkoliv, možnosti sdílení, synchronizaci s mobilními zařízeními, jednotnost platformy a díky všem těmto prvkům také rozšíření možností pro spolupráci uživatelů.

Pokud jde o bezpečnost nového řešení, arcibiskupství dospělo k názoru, že zabezpečení G Suite je na vyšší úrovni, než jakého by byla schopna dosáhnout organizace této velikosti samostatně.

MIGRACE

Gmail v arcibiskupství soukromě používalo několik desítek zaměstnanců, pilotního užívání G Suite se jich účastnilo asi deset pracovníků různé úrovně IT znalostí. Především to byli ti, kteří nabízené technologie využívali nebo potřebovali využívat nejintenzivněji.

V rámci přechodu na G Suite bylo třeba migrovat emailové schránky zhruba 700 uživatelů, a seznámit všechny tyto uživatele s možnostmi, které nová infrastruktura nabízí. Školení koncových uživatelů probíhalo individuálně prostřednictvím popisu a návodu na intranetu.

Partnerem pro implementaci Google Apps byla společnost Netmail, certifikovaný Google Cloud Premier Partner. Netmail je nejvýznamnější integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR. Společnost poskytuje komplexní servis při implementaci od návrhu architektury informačního systému, change management, migrací dat, školení koncových uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání G Suite na stávající aplikace, které firma používá. Netmail realizoval již desítky implementací a její tým certifikovaných specialistů v současnosti poskytuje podporu tisícům uživatelů.

Užívané aplikace Arcibiskupství olomoucké využívá v rámci G Suite především Kalendáře a sdílené Dokumenty, částečně také Weby a zabudovaný chat.

“Rozhodně jsme před G Suite neměli možnost takto efektivně sdílet kalendáře a dokumenty. Nějaké sdílení probíhalo, ale mělo to spoustu omezení a ve stejné míře jej rozhodně nebylo možné aplikovat.” Josef Kubeček

Další využívanou a oceňovanou novinkou je přístup odkudkoli, synchronizace s mobilními zařízeními, jednotnost platformy a tím rozšíření možnosti spolupráce uživatelů. Mezi dalšími produkty Googlu olomoucké arcibiskupství využívá Google Analytics, Mapy a Google Photos.

“Chybělo mi jednoduché sdílení dokumentů online a možnosti dobrého, přehledného kalendáře, který by mohlo sdílet víc osob. Oceňuji hlavně, že nyní můžu pohodlně sdílet data. Komunikovat a spolupracovat s jinými uživateli v Dokumentech a Kalendáři. Vytvářent „ankety“ online ve Formuláři a Dokumentech. Mít uživatelsky přehlednou poštu se štítky, připojením do dvou účtů, spojování souvisejících emailů k konverzacích a různými aplikace v laboratoři - např. více složek doručené pošty.” Lenka Řezníčková / Arcibiskupství olomoucké - Centrum pro mládež.