background Layer 1 background Layer 1

AMI: G Suite ve firmě, kde uživatelé potřebují spolehlivou funkčnost i pružnost

Kdo je AMI Praha?

AMI Praha a. s. vyvíjí software na zakázku, nasazuje portálová řešení a v poslední době zejména i řešení v oblastí identity managementu, tj. řízení životního cyklu uživatelů a uživatelských rolí. Na trhu působí už od roku 1996.

Vytváříme pro klienty řešení, která zvyšují bezpečnost, optimalizují a zrychlují procesy, snižují náklady nebo zvyšují zisk. Děláme vše přesně podle jejich představ, s důrazem na profesionalitu a individuální přístupem.
Ing. Kamil Douděra, generální ředitel

Ačkoliv má firma přibližně s 50 zaměstnanci jediné sídlo v Praze, klade důraz na schopnost rychle přemístit své síly přímo ke klientovi. Zaměstnanci často provádějí servisní zásahy, proto musí být schopni plně pracovat z domu se všemi dostupnými prostředky. Obchodníci cestují po celé republice a potřebují neustálý přístup k e-mailům a dokumentům.

Součástí firmy je interní IT oddělení s manažerem, který se stará o informační technologie v rámci celé společnosti. Jelikož AMI Praha má velké požadavky na IT, tak do značné míry využívala různá hostovaná řešení, která měla pokrýt potřeby firmy.

Důvody pro změnu

Před implementací G Suite sloužil jako řešení poštovního serveru nejmenovaný český produkt s výhledovým rozšířením o groupware funkce jako sdílené kalendáře, apod. Z projektu trvajícího několik měsíců ale nakonec sešlo kvůli technickým obtížím a problémům na straně dodavatele.

“Chtěli jsme řešení, které nám bude úplně vyhovovat a se kterým budeme zcela spokojení. Po několika měsících trápení jsme začali hledat na trhu nového dodavatele a po delším posuzování jsme se rozhodli pro Google. Jedním z důvodů bylo, že mnoho zaměstnanců G Suite ve firmě již používalo, dokázali se tak přirozeně adaptovat na nové řešení. Mezi další důvody patřily i vysoké nároky na funkčnost a nízké náklady.”
Stanislav Grünfeld, ředitel realizace SW řešení

O původní poštovní server se starala externí společnost, vznikaly tak například i dvojí poplatky - za licence a správu a údržbu serveru. Zlom nastal ve chvíli, kdy celýexterně provozovaný server zhavaroval a trvalo několik dní, než se jej podařilo obnovit. Po této zkušenosti se AMI Praha rozhodla přejít na G Suite.

Zvolené řešení

Během prvního víkendu po pilotním provozu proběhla bezproblémová migrace části poštovních dat. Další víkend byly převedeny zbývající poštovní účty. Sami uživatelé si pak začali zakládat sdílené kalendáře a přirozeně s nimi pracovat. Tuto fázi završilo období přesouvání ostatních dat (adresář zaměstnanců, rezervační systém zasedacích místností, atd.) - celý migrační proces nakonec netrval déle než měsíc.

Kompletní implementaci zajišťovala společnost Netmail, partner Google Cloud certifikovaný jako Premier, který má za sebou několik stovek implementací a poskytuje podporu desítkám tisíc uživatelů.

Alfou a omegou je pro AMI Praha řešení e-mailu, kde je kladen důraz na spolehlivost a dostupnost odkudkoliv. Část zaměstnanců stále trvá na používání Outlooku, nicméně díky doplňku Google pro synchronizaci bylo možné bez problému kompletně přejít na G Suite. Další velmi využívanou službou jsou kalendáře, kde si každý zaměstnanec spravuje svůj osobní kalendář a může jej sdílet s ostatními. Hodně jsou využívány i rezervace zdrojů jako jsou zasedací místnosti nebo projektory.

“IT oddělení bylo dříve zaměstnanci vnímáno jako nemoderní, jelikož nám jako IT firmě chyběly samozřejmosti typu online rezervace zasedacích místností, sdílené kontakty, apod. Dnes celou situaci vnímají pozitivně, zvedla se kultura celé firmy i laťka našeho interního fungování. Jako vedoucímu pracovníkovi mně sdílené kalendáře výrazně pomohly v organizování schůzek oddělení. Díky nim jednoduše vidím, kdo je, nebo není dostupný. Zvlášť během Vánoc to bylo velice aktuální téma.”
Stanislav Grünfeld, ředitel realizace SW řešení

Další využívanou službou jsou sdílené dokumenty, na kterých může v reálném čase spolupracovat více zaměstnanců najednou a také je editovat prostřednictvím mobilních zařízení. Google Hangouts se velmi rychle stal oblíbeným firemním chatovacím nástrojem. Do budoucna firma plánuje i vyřešení online struktury projektů v rámci G Suite a nasazení intranetu za pomocí Webů Google. Řada zaměstnanců ocenila také integraci služeb Google v telefonech s operačním systémem Android, které jsou ve firmě velmi rozšířené.

Výsledky a zhodnocení

S G Suite odpadly náklady související s vlastním serverem a jeho správou, přibyla garance dostupnosti všech služeb, která dosahuje 99,9 %. Přechod na řešení Google vyřešil i správu e-mailu na mobilních zařízeních, kde byly možnosti předchozího systému nedostačující a chyběly základní funkce jako sdílené kalendáře, push notifikace a bezproblémová synchronizace.

“Jsme relativně malá firma, nemuseli jsme proto dělat dotazníky, abychom věděli, že jsou zaměstnanci spokojení. Shodli jsme se, že G Suite splnily jejich očekávání a do dnešního dne k němu nejsou žádné výtky.”
Stanislav Grünfeld, ředitel realizace SW řešení

GOOGLE CLOUD EMAILEM

Novinky posíláme maximálně jednou měsíčně.
Žádný spam a nesmysly. Slibujeme.